Mengulik Cara Perusahaan Menggaji Karyawannya Menggunakan Payroll Software

Teman-teman pernah penasaran nggak sih, bagaimana suatu perusahaan mengatur salary para pekerjanya? Baik itu usaha kecil, menengah apalagi besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan?

Ketika dulu bekerja dan rutin menerima gaji setiap bulan, pernah kepikiran juga gimana kerja department HRD untuk mengurus penggajian karyawan secara tepat jumlah dan waktu? Karena kadang masing-masing orang meskipun punya gaji pokok yang sama, tunjangan serta bonus-bonusnya tidak melulu sama.

Ternyata, mereka menggunakan suatu perangkat lunak (software) yang disebut payroll software. Software ini berguna sekali untuk membantu perusahaan menghitung gaji karyawan secara cepat dan tepat. Perlu diketahui, proses penghitungan gaji ini bukanlah hal yang sepele. Tau sendiri ya kalau sudah menyangkut finansial seseorang bisa menjadi lebih sensitif.

Keterlambatan dan kesalahan penghitungan gaji bisa menyebabkan protes keras dari para pekerja. Kurang beberapa ribu saja sudah pasti ribut, kadang ada juga karyawan yang sudah resign namun masih menerima gaji. Haha. Kalau begini tentu yang rugi perusahaan, hal-hal seperti ini yang dapat diminimalisir dengan menggunakan payroll software.

Apa itu payroll software?

Sebelum menjawab tentang payroll software, kita berkenalan dulu dengan istilah gaji dan payroll.

Gaji, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia merupakan upah kerja yang dibayar dalam waktu yang tetap; balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang dalam waktu tertentu.

Payroll, merupakan metode penggajian yang dirancang khusus oleh suatu perusahaan agar proses penggajian para tenaga kerja menjadi lebih efektif dan efisien. Definisi ini dilihat dari sisi akuntansi dan ekonomi.

Sistem penggajian sendiri dapat diproses harian, mingguan atau bulanan tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Kalau di perusahaan tempat aku bekerja dulu, beberapa level karyawan dibayar harian dan beberapa level lainnya menerima gaji bulanan.

Besarnya gaji atau upah yang diterima pun beragam tergantung posisi yang diampu oleh tiap pekerja. Secara garis besar, perhitungan gaji didasarkan pada jumlah jam kerja atau jumlah hari kerja, upah lembur, bonus dan pajak serta potongan BPJS. Sesuai dengan kriteria UU Ketenagakerjaan pasal 156.

Sekarang, setelah mengetahui definisi dari gaji dan payroll kita akan mulai membahas mengenai perangkat lunak yang berkaitan dengan kedua hal diatas.

Payroll software merupakan suatu program sistem penggajian yang memudahkan suatu perusahaan (terutama bagian HRD) dalam melakukan perhitungan dan pembayaran gaji untuk karyawannya.

Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat dengan mudah dan cepat menghitung take home pay yang harus dibayarkan pada karyawan. Software ini biasanya menjadi satu bagian dengan HRIS (Human Resource Information System) yang ada pada perusahaan.

Manfaat Menggunakan Payroll Software

Suatu perusahaan terutama yang sudah memiliki nama besar, akan tidak segan untuk menggelontorkan sejumlah dana demi membeli payroll software yang terbaik. Mereka menganggap adanya software ini adalah sebuah investasi jangka panjang.

Apabila perhitungan gaji karyawan, insentif serta potongan-potongan dihitung menggunakan excel dan pembuatan slip gaji dilakukan secara manual, kebayang gak sih berape abad itu ngerjainnya? Hehe. Ada yang cepat kenapa harus memakai cara lama?

Selain itu, menggunakan software seperti ini juga akan sangat meminimalisir kesalahan dalam perhitungan. Disamping itu, perusahaan akan lebih menghemat biaya karena tidak perlu menyewa pihak ketiga untuk mengurus segala hal yang berkaitan dengan payroll.

Krishand Payroll Software

Salah satu payroll software yang ada di Indonesia dan sudah digunakan oleh lebih dari seribu perusahaan dalam negeri adalah Krishand Payroll Software yang merupakan software payroll terbaik dan terpercaya.

Krishand Payroll Software membantu perusahaan dalam mengelola proses penggajian karyawan. Mulai dari pencatatan data pegawai, transaksi lembur, rangkuman absensi, transaksi medical (pengobatan), potongan pinjaman, perhitungan PPh 21 bulanan, sampai proses pelaporan SPT Tahunan PPh 21.

Keuntungan menggunakan Krishand Payroll Software

Ada banyak keuntungan yang kita dapatkan saat menggunakan software ini, antara lain :

- Membuat e-PaySlip

- Menyediakan file transfer gaji untuk diunggah ke sistem e-banking

- Mengeluarkan e-SPT

- Menghasilkan berbagai macam laporan

- Bekerja sama dengan banyak bank

- Harga bersahabat dengan fitur yang lengkap

- Menyediakan free trial pembuatan slip gaji, silahkan klik slip gaji by Krishand.

Contoh output slip gaji dari Krishand Payroll Software

Cukup banyak ya keuntungan yang didapat jika menggunakan Krishand Software Payroll ini. Dari penjelasan di atas, disebutkan bahwa Krishand Software Payroll memiliki fitur yang lengkap. Kelengkapan fitur yang di maksud adalah :

• Berbasis Windows, sederhana dan mudah digunakan.
• Multi-user.
• Perhitungan PPh 21 sesuai dengan peraturan perpajakan terbaru.
• Apabila ada perubahan peraturan (PTKP, Biaya Jabatan, dan tarif PPh 21), user dapat mengubah secara langsung dari program.
• Pengerjaan gaji dapat di bagi berdasarkan level akses/permission menu.
• Setup Jabatan, Cabang, Departemen, Section, Golongan, Grade , Setup Bank untuk laporan transfer bank.
• Grouping laporan penghasilan bulanan yang fleksibel sesuai dengan struktur organisasi di perusahaan.
• Data personal karyawan, pendidikan, daftar keluarga, training dan masa kontrak kerja.
• Modul perhitungan lembur pegawai dan modul pnjaman.
• Komponen Gaji tidak terbatas (tunjangan dan potongan) dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
• Fasilitas untuk membuat formula perhitungan (operator perhitungan AND, IIF , OR , +, -,/, *) dalam komponen penghasilan
• Laporan Slip gaji, transfer bank dan summary gaji bulanan yang bisa didesign sendiri.
• Fungsi copy data penghasilan bulan selanjutnya untuk menghindari penginputan data berulang.
• Fasilitas impor/ekspor data dari/ke Microsoft Excel.
• Metode perhitungan PPh 21 netto (ditanggung karyawan), gross up (ditanggung perusahaan) dan partial gross up (Tarif 20% ditanggung pegawai).
• Output Daftar Transfer Bank sudah sesuai dgn template transfer beberapa Bank (BCA, BII, CIMB NIAGA, dan beberapa bank lainnya).
• Menyediakan semua formulir pajak yang berhubungan dengan pelaporan PPh 21 pegawai, baik laporan bulanan maupun tahunan dan format formulir pajak yang disediakan telah mengikuti ketentuan perpajakan terbaru. (Bukti Potong PPh 21/26, 21 Final, SPT Masa PPh 1721, formulir 1721-A1)
• Untuk mencetak formulir pajak penghasilan, cukup menggunakan kertas putih polos.
• Menyediakan informasi mendetail jumlah PPh 21 yang telah disetor untuk setiap pegawai tetap.
• Menyediakan fungsi penomoran otomatis pada setiap pembuatan dokumen.
• Menghitung PPh 21 ditanggung pemerintah
• Transfer data ke program e-SPT PPh 21 bulanan dan tahunan.
• Pengiriman slip gaji dalam format PDF ke email masing-masing pegawai yang diproteksi dengan password.
• Untuk memudahkan input data, disediakan fasilitas Impor data pegawai, gaji/penghasilan karyawan, dan rangkuman absensi. User tinggal mengikuti contoh template impor yang telah disediakan.
• Bahasa yang digunakan dalam laporan internal dapat dipilih (Indonesia atau Inggris).

Setelah mengetahui banyak hal mengenai sistem penggajian karyawan, kita jadi tau ya ternyata tidak semudah itu menghitung dan memproses gaji ratusan bahkan ribuan karyawan perusahaan. Tapi, dengan kecanggihan teknologi semua hal tersebut bisa jadi lebih mudah.

Demikian sekilas info mengenai sistem penggajian karyawan perusahaan dengan payroll software. Semoga informasi ini bermanfaat. Sekian.

Sukabumi, 4 Juni 2020